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A Coordenadoria de Controle Interno da Defensoria Pública de Mato Grosso (DPE/MT) finalizou o Plano de Ação da área para o ano de 2018 e o apresentou à administração superior em reunião. O documento define as medidas que serão tomadas para garantir a execução legal das atividades administrativas, orçamentárias, financeiras, contábeis, patrimoniais e operacionais da Instituição.
O trabalho da área segue orientações do Guia de Implantação do Sistema de Controle Interno da Administração Pública e de pesquisas feitas em órgãos e instituições com cultura consolidada na atividade de controle.
“Fizemos algo similar a um mapa de risco para usarmos como guia e atuar dentro das fragilidades da Instituição. O trabalho será feito em etapas, distribuídas ao longo do ano. As nossas auditorias serão feitas a partir de agosto, por amostragem. E já vamos usar uma nova ferramenta neste trabalho”, explica a coordenadora da CCI, Émory Silva.
Entre as atividades propostas para 2018 estão a produção e a confecção de instruções normativas, manuais de rotinas internas, sensibilização sobre a importância da atividade, auditorias, avaliações, remessa de documentos e informações para o TCE, entre outras.
Uma das instruções normativas que a CCI indica como necessária para trazer padronização, economia e segurança jurídica para a DPE é a criação do manual de rotinas e normas de condutas administrativas do órgão.
“Para executar um pregão, contratar uma pessoa, demitir ou admitir trabalho voluntário existem leis gerais, estaduais, federais e municipais, mas se a Instituição define um padrão, uma norma comum, possibilita agilidade na execução do trabalho, resguarda quem o executa e cria bases comuns para aferir resultados”, explica Émory.
Ela informa que a orientação geral é a da criação e adoção de condutas padronizadas pelos vários setores, em várias atividades, inclusive na CCI. A necessidade de criar o manual de auditoria é tida como importante para os três integrantes da área. “Atualmente trabalhamos com base no conhecimento técnico de cada um e percebemos que podemos aprimorar a prática. Uma das vantagens de adotar essa postura é a de garantir que o conhecimento que gera eficácia, permanecerá, mesmo com a saída de um dos integrantes da equipe, por exemplo,” pontua Émory.
Auditorias Internas – O plano define que esse trabalho terá início em agosto, passando pelas áreas financeira, administrativa, de planejamento e orçamento, de gestão de pessoas, de tecnologia de informação, de assistência aos núcleos do interior, de arquitetura e engenharia, assessoria jurídica e controle de aquisições.
“Em cada uma dessas áreas vamos averiguar itens previamente definidos e que podem gerar demandas para a instituição. A função do nosso trabalho é prevenir problemas legais e garantir que os processos sigam a lei”.
Regra – Uma das novidades do trabalho da Coordenadoria para este ano é o uso do Plano de Providências e Controle Interno (PPCI), regulamentado pela Instrução Normativa 5, no mês de março. Ele permitirá à Instituição registrar, acompanhar, orientar e sanar inconformidades dos trabalhos da administração.
O Plano de Providências é um questionário simples, montado para responder perguntas objetivas sobre os problemas detectados, quais suas causas, as pessoas competentes para solucioná-los, a sugestão do Controle Interno e o prazo para que a tarefa seja finalizada. “Por mais simples que a ferramenta possa parecer, ela permitirá à Defensoria Publica registrar seus problemas, visualizá-los, buscar soluções e aplica-las”.
Controle Interno – A atividade do Controle Interno na DPE foi revista e regulamentada pela Instrução Normativa 4, em março deste ano. A normatização define que a Coordenadoria é responsável pelo conjunto de atividades de controle realizadas em toda a estrutura organizacional e que ela se destina a salvaguardar os ativos, a eficiência operacional da Instituição, a legitimidade, a transparência, a efetividade dos gastos públicos e o cumprimento das normas constitucionais, legais e regulamentares.
As atribuições estão baseadas nos princípios de economicidade, moralidade, probidade, e juridicidade dos atos e procedimentos. “Essa é uma grande responsabilidade e contamos com a colaboração de todos os envolvidos no processo, para desempenharmos bem as nossas funções”, diz Émory. Atuam na área três servidores, duas contadoras e um analista advogado.
Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso
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